Na Goalfy, é possível acessar os templates disponíveis facilmente. Os nossos templates foram cuidadosamente elaborados para atender às necessidades comuns das empresas, como fluxo de trabalho, atendimento ao cliente, entre outros. Mas sempre possível modificar conforme a necessidade da empresa.

Para utilizar basta clicar no botão “Templates” no canto superior direito da tela.

Após isso é só escolher entre as dezenas de Templates disponível. aquele que melhor atende sua demanda.

Com os templates prontos da Goalfy, você pode começar a trabalhar imediatamente, aproveitando modelos testados e aprovados, adaptando-os às necessidades da sua organização. Essa funcionalidade permite que empresas de todos os tamanhos e setores aproveitem os benefícios de processos bem estruturados, impulsionando a eficiência operacional e o sucesso empresarial.

A Goalfy conta com um time de consultores que podem te ajudar desde a identificação e mapeamento dos processos, até a modelagem do software e aplicação de automações, trazendo maior produtividade ao seu negócio e economizando recursos. Explore todas as possibilidades em nossa Academy e no nosso Blog.

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Para excluir um Card, você deve entrar no Board e abrir o Card que deseja excluir.

Após isso clique no ícone de menu no canto superior direito da tela, simbolizado por 3 pontos na vertical.

Ao clicar no ícone de menu, irá aparecer a opção “Remover”. Clique nela e confirme.

Caso você tenha removido o Card errado, ou por algum motivo necessite recuperar o Card, não se preocupe, é possível recuperar através do Histórico do Board.

Para saber como recuperar arquivos através do Histórico veja este artigo.

• Descubra as ferramentas da Goalfy
• O que são fases, e como criá-las
• Como criar e compartilhar Formulários de Fases

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Cards, Fases, Etiquetas e até mesmo Campos podem ser recuperados através da função de Histórico de Board.

Essa função, além de permitir que arquivos excluídos sejam recuperados, também é muito útil para visualizar as alterações que foram realizadas dentro do Board, e quem realizou essas alterações.

Isso aumenta a segurança da aplicação, e permite reparar equívocos de forma rápida e fácil.

Para recuperar um Card, Fase, Etiqueta ou Campo, você deve acessar o Board em que a exclusão foi realizada.

Depois acessar o Histórico do Board. O Histórico do Board fica na extremidade esquerda da tela, na parte superior. Ele é simbolizado por uma seta. Veja na imagem abaixo:

Ao clicar no ícone do Histórico, uma aba será aberta na lateral esquerda da tela. Lá constaram todas as alterações realizadas no Board, inclusive as que foram excluídas. Para reverter uma exclusão, basta clicar no ícone de restauração, simbolizado por uma letra “R” dentro de um círculo. Veja na imagem abaixo:

Após clicar sobre o ícone de restauração, você receberá uma mensagem de sucesso.

Prontinho, seu Card, Fase, Etiqueta ou Campo foi recuperado com sucesso.

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Cada fase do processo possui um formulário que pode ser criado clicando sobre o Card, e depois em “Novo Campo”, no canto superior a direita.

Observe no gif abaixo:

Atenção: esses formulários não criam novos Cards, apenas atualizam os já existentes. Quando os campos do formulário são preenchidos, o Card correspondente é atualizado.

É possível criar um formulário para cada etapa do processo com os campos desejados. Após mudar de Fase, as informações preenchidas no formulário de Fase podem ser acessadas clicando sobre o botão de Histórico – uma “seta”. Veja abaixo:

Utilizando os formulários de Fase como Formulários públicos.

Os Formulários de fase podem ser utilizados internamente, ou podem ser compartilhados externamente para que sejam preenchidos. Isso trás uma facilidade muito grande quando se trata de receber informações para dar início, seguir ou finalizar um processo.

Para compartilhá-lo basta clicar sobre o botão de compartilhar, posteriormente clicar sobre o botão “Compartilhe o formulário”, e por fim copiar o link público, veja na imagem abaixo:

Você pode também visualizar como compartilhar um Formulário Público assistindo ao vídeo abaixo:

Assim que as informações forem enviadas pelo formulário de fase, os campos correspondentes serão preenchidos automaticamente, e o responsável por preencher as informações pode mover o card de fase. Veja na imagem abaixo:

A plataforma Goalfy oferece ainda mais recursos e funcionalidades para otimizar seus processos e alcançar melhores resultados. Por isso, explore todas as possibilidades em nossa Academy e no nosso Blog

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A Goalfy simplifica processos em fluxos de trabalho estruturados. Neste artigo, saiba como utilizar Boards, Cards, Fases, Automações, Database e Exportação de dados para análises. Essas ferramentas economizam tempo e recursos, melhoram a comunicação e fornecem insights valiosos para decisões informadas. Divida o processo em coletar informações, executar etapas e analisar métricas. Utilize as ferramentas do Goalfy para gerenciar tarefas, acompanhar o andamento e monitorar problemas.

Board: Como transformar processos em Boards e gerenciar atividades com Cards

É no Board que você transforma qualquer processo da sua empresa em um fluxo de trabalho organizado, para isso utilizamos as Fases, essas representam as etapas do processo. Cada Fase possui campos, regras, alertas e condições específicas para que as atividades possam avançar.

O elemento principal do Board é o Card, que representa qualquer tipo de atividade no processo, como solicitações, leads de vendas, reuniões, fluxo de aprovação de documentos, pedidos, abertura de chamados, follow-up de negociações, produtos, tickets, tarefas, e muito mais. Ou seja, o Card ajuda a centralizar todas as informações necessárias sobre a atividade em um só lugar.

Automações

Com as automações da Goalfy, é possível reduzir o trabalho manual e evitar duplicidade de tarefas. É possível criar regras e eventos que disparam ações dentro do seu fluxo de trabalho e personalizar diferentes cenários para o seu processo. Isso economiza tempo, pois não é necessário notificar os responsáveis ou mover os cards entre fases manualmente.

Por exemplo:

Quando um card for movido para a fase de aprovação, uma condição é que ela possua todas as informações do Formulário inicial preenchida, se isso ocorrer, o Card segue para a próxima Fase, caso o contrário volta para a Fase de revisão.

Formulário público

A comunicação com clientes e equipe é essencial para que os processos sigam sem erros e sem gargalos.

O Formulário público facilita a comunicação, pois permite que seja enviado a pessoas de dentro ou de fora da organização. Essa facilidade pode ser usada sempre que seja necessário o preenchimento de uma informação, ou aprovação de uma etapa, basta enviar o formulário via link público.

Database (Banco de Dados)

A Database um recurso extremamente útil da Goalfy, Ele permite reunir informações importantes em um único ambiente customizado. E pode ser utilizado em qualquer processo da empresa, e você pode salvar dados de colaboradores, clientes, fornecedores, produtos e muito mais, conectando-os aos seus processos.

Ao utilizar a Database, você garante que as informações estejam centralizadas em um único local e facilmente encontráveis.

Exportação de dados da plataforma

Outra funcionalidade bastante útil é a exportação de dados do sistema para criação de dashboards e análise de métricas. Essa funcionalidade permite extrair informações valiosas dos processos e transformá-las em insights úteis para a tomada de decisão.

A análise de métricas oferece uma visão clara do desempenho dos processos e ajuda a identificar gargalos, oportunidades de melhoria e tendências em suas operações.

Com esses dados, é possível tomar decisões mais informadas e estratégicas com base em fatos e dados concretos.

Em resumo, a exportação e análise de dados é uma ferramenta poderosa para otimizar processos e alcançar melhores resultados, fornecendo insights valiosos para melhorar continuamente as operações.

A plataforma Goalfy oferece ainda mais recursos e funcionalidades para otimizar seus processos e alcançar melhores resultados. Por isso, explore todas as possibilidades em nossa Academy e no nosso Blog.

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Mapear e modelar processos é uma etapa importante na gestão de processos de uma organização. Quando a clareza nos processos muitas melhorias são possíveis, tais como:

• Reduzir desperdícios;
• Controle dos prazos;
• Visibilidade do andamento das tarefas;
• Comunicação assertiva;
• Aumentar a eficiência dos processos;
• Crescimento da satisfação dos clientes;
• Entre outros.

Definição de processo

Um processo é um conjunto de atividades interligadas que são executadas de forma sequencial ou paralela para alcançar um objetivo específico. Ele é geralmente composto por entradas (input), etapas de processamento e saídas (output). Os processos podem ser encontrados em todas as áreas de uma organização, desde a produção até as finanças e recursos humanos. Eles podem ser simples ou complexos, mas todos têm em comum o objetivo de atingir um resultado específico.

A gestão de processos é uma abordagem que visa otimizar a eficiência e eficácia dos processos dentro de uma organização, identificando oportunidades de melhoria e implementando mudanças para tornar os processos mais eficientes e eficazes. Com uma gestão eficaz de processos, as empresas podem reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos ou serviços e aumentar a satisfação do cliente.

Por que mapear os processos?

O mapeamento de processos é uma prática importante para qualquer empresa que busca melhorar a eficiência e a qualidade de seus processos. Ao realizar esse mapeamento, é possível identificar as etapas que compõem o processo e avaliar o desempenho de cada uma delas.

Com essa análise detalhada, torna-se mais fácil identificar os pontos que podem ser melhorados e desenvolver planos de ação para aprimorar o processo como um todo. Além disso, o mapeamento de processos ajuda a padronizar a execução do processo, garantindo que ele seja realizado da mesma forma sempre que necessário.

Outro benefício do mapeamento de processos é a redução de riscos. Ao identificar potenciais pontos de falha, é possível adotar medidas preventivas para minimizar esses riscos e evitar problemas futuros.

Por fim, o mapeamento de processos é uma ferramenta valiosa para a comunicação interna e externa da empresa. Com um processo mapeado e documentado, é mais fácil compartilhar informações com colaboradores e parceiros, garantindo que todos estejam alinhados em relação ao funcionamento do processo.

Compreendendo e identificando os elementos do seu processo

Os pontos que compõem um processo podem variar de acordo com a natureza da atividade realizada. No entanto, de maneira geral, um processo é composto pelos seguintes pontos:

1. Entradas: são os recursos necessários para que o processo seja iniciado, como materiais, informações e recursos humanos.
2. Etapas: são as atividades que devem ser executadas para que o processo seja concluído com sucesso. Essas etapas podem ser sequenciais ou paralelas, dependendo do processo.
3. Saídas: são os resultados obtidos ao final do processo, como produtos, serviços ou informações geradas.
4. Controles: são as atividades realizadas para garantir que o processo seja executado de acordo com as especificações definidas. Esses controles podem incluir verificações de qualidade, monitoramento de prazos e avaliações de desempenho.
5. Feedback: é o retorno obtido a partir da análise das saídas do processo. Esse feedback pode ser utilizado para identificar pontos de melhoria e aprimorar o processo em futuras execuções.
6. Pessoas: são os indivíduos envolvidos na execução do processo, incluindo responsáveis pelas atividades, supervisores, gerentes e outras partes interessadas.
   

Esses pontos são interligados e interdependentes, e devem ser gerenciados de forma integrada para garantir que o processo seja executado de forma eficiente e eficaz.

Orientações para modelar processos

1. Identifique o processo a ser mapeado: Antes de começar a mapear o processo, é importante identificar qual processo será analisado. Selecione um processo que seja importante para a organização e que possa ser melhorado.
2. Defina os objetivos: Defina os objetivos do mapeamento de processos. Quais são as metas a serem alcançadas? Isso pode incluir redução de custos, aumento da eficiência, melhoria da qualidade ou outras metas específicas.
3. Faça o levantamento de informações: Realize entrevistas com os envolvidos no processo e obtenha informações sobre como o processo é executado, quem está envolvido e quais são as etapas do processo. Essa etapa é importante para entender como o processo é executado na prática.
4. Elabore o mapa de processo: Use ferramentas como fluxogramas, diagramas ou mapas mentais para descrever visualmente o processo. Isso ajudará a identificar pontos de estrangulamento, redundâncias e outras áreas de melhoria.
5. Identifique oportunidades de melhoria: Analise o mapa de processo para identificar oportunidades de melhoria. Isso pode incluir simplificação de etapas, automatização de tarefas ou outras melhorias.
6. Modele o processo: Depois de identificar oportunidades de melhoria, modele o processo ideal usando ferramentas, ou contrate uma consultoria qualificada. Isso ajudará a visualizar como o processo pode ser melhorado e a definir os próximos passos.
7. Implemente as melhorias: Com o modelo do processo ideal em mãos, é hora de implementar as melhorias. Envolve treinar funcionários, alterar procedimentos e monitorar o desempenho do processo para garantir que as melhorias foram eficazes.
   

Mapear e modelar processos é uma etapa essencial na gestão de processos de uma organização. Ele ajuda a identificar oportunidades de melhoria e a aumentar a eficiência dos processos. Com a ajuda de ferramentas como fluxogramas e diagramas, a empresa pode visualizar o processo de forma clara e identificar áreas de melhoria. Ao seguir as etapas acima, é possível elaborar um mapa e modelo de processo eficaz e implementar melhorias que beneficiarão a organização como um todo.

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Nesse artigo vamos entender o que são as fases dentro do gerenciador de processos Goalfy, e como elas vão te ajudar a ganhar agilidade e economia na sua organização.

O que são as fases

Fases como o nome sugere referem-se a etapas distintas e sequenciais que compõem um processo completo. Essas fases são geralmente organizadas em uma ordem lógica e são projetadas para alcançar um objetivo específico ou resultado desejado. Cada fase pode ter suas próprias atividades, recursos, prazos e entregáveis associados.

Uma organização pode ter vários processos. Quando modelamos estes processos, criamos suas fases, no exemplo abaixo temos um processo simples de compras, esse Board é composto pelas seguintes fases: “Solicitações”, “Pedido em análise”, “Aprovados”, “Faturados”, “Finalizados”. Os processos podem ser mais simples, ou mais complexos, a depender do seu tamanho e finalidade.

Modelando processos

Mas como criamos as fases na Goalfy?

O primeiro passo é criar um Board (se quiser saber mais sobre como criar um Board clique aqui).

Por padrão, todo Board vem com as 3 fases de um Kanban (se quiser saber mais sobre Kanban clique aqui), são elas: “Caixa de entrada”, “Fazendo” e “Feito”.

Essas fases podem ser aproveitadas ou removidas a depender da sua necessidade. Veja abaixo como remover uma fase.

Mas uma das coisas que torna essa ferramenta tão poderosa e útil, é o fato de ter a possibilidade de criar e editar as fases conforme a sua necessidade.

Para adicionar uma nova fase basta clicar no sinal de + sobre o quadro que fica mais a direita, como demonstrado abaixo:

Após adicionar uma nova fase você precisa definir um nome para a fase, como no exemplo a seguir:

Nomear adequadamente as fases do seu projeto são essenciais para a clareza do processo, mas não se preocupe, as fases são personalizáveis, e caso queira alterar as configurações, como nome por exemplo, é super simples, é só clicar sobre o sinal de “menu” da fase no canto superior direito, veja abaixo.

É possível também alterar a ordem das fases simplesmente arrastando a fase com o mouse, veja abaixo.

Cada fase tem sua importância e influencia diretamente no sucesso do resultado final. Portanto, é importante que as fases sejam gerenciadas de forma adequada e eficiente para garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo e dentro do orçamento estabelecido.

A Goalfy conta com um time de consultores que podem te ajudar desde a identificação e mapeamento dos processos, até a modelagem do software e aplicação de automações, trazendo maior produtividade ao seu negócio e economizando recursos. Explore todas as possibilidades em nossa Academy e no nosso Blog.

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Os cards são parte do método ágil kanban, estando presente desde seu início ainda na década de 1940 no Japão, e também do nosso software, você pode saber um pouco mais sobre os cards clicando aqui.

Nosso software usa os cards para “transportar” as informações entre as fases de um processo, sejam eles os dados de uma compra, de uma venda, de um cliente entre outros.

A criação de um card acontece através do “formulário inicial”, que por sua vez acontece após a criação de um Board (saiba como criar um Board clicando aqui), e o estabelecimento das etapas (saiba como modelar processos clicando aqui), sendo um dos componentes da construção dos processos.

Criar um card na Goalfy é super simples, basta clicar em “Novo Card” e definir as informações que estarão presentes através do formulário inicial. Veja a imagem abaixo.

Pronto! Agora que você possui um card criado, você pode atribuir diversas opções a ele, como “Etiquetas”, “Responsáveis”, “Vencimento”, bem como inserir, excluir, e alterar informações conforme a necessidade.

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1. Conhecendo o Board

O Board é o local onde você insere um processo da sua empresa. É dentro dessa funcionalidade que você vai encontrar todas as ferramentas necessárias para otimizar seus processos.

Você pode criar um Board para qualquer processo, como por exemplo: Atendimento ao cliente, Compras, Recrutamento, entre muitos outros.

Observe a imagem abaixo.

Como é possível perceber, criar seu primeiro Board é super fácil e intuitivo, basta clicar em “Crie seu primeiro board”.

Você pode criar quantos Boards quiser clicando em “Novo Board” na parte esquerda da tela.

Muito bem! Já sabemos onde criamos os Boards que vão orientar nossos processos.

Nesse momento é importante que você pense no modelo do seu processo. Caso queira saber mais em como fazer isso, leia nosso artigo modelando processos.

2. Inserindo fases.

Agora que temos nosso(s) processo(s) formado(s), precisamos inserir as fases ao nosso Board.

Utilizando como exemplo o gerenciamento dos processos de compras de uma pequena/média empresa, podemos imaginar as seguintes fases:

Solicitações -> Pedidos em análise -> Pedidos aprovados -> Pedidos em faturamento -> Pedidos finalizados.

Ou seja, as fases são literalmente as fases do nosso processo, e o melhor de tudo, é que podemos modelá-las conforme nossa necessidade.
Veja o exemplo abaixo.

Incrível não é mesmo!?

Recapitulando, cada Board representa um processo da sua empresa. Cada processo possui uma quantidade de fases que o representam do início ao fim.

3. Criando relatórios.

Agora que temos os Boards (processos) e as fases modeladas, precisamos pensar nas informações que compõem cada processo, para isso utilizaremos os relatórios.

Utilizando novamente como exemplo o gerenciamento de um processo de compras, vamos pensar em quais dados são importantes. Nesse exemplo selecionei 5 dados para compor nosso relatório, são eles:

Setor -> Material -> Quantidade -> Valor unitário -> Valor total

Veja o exemplo abaixo.

4. Inserindo Cards nas fases.

Pronto! Agora temos todo nosso Board (processo) organizado em fases, e recebendo todas as informações necessárias (via formulário) em cada um de nossos processos. Agora precisamos “rodar” esse processo, isso é feito através dos Cards. Cada Card representa uma demanda do nosso processo. Ou seja, um novo pedido, um novo cliente, uma nova sprint, e assim por diante.
Retornando ao nosso exemplo de compras, cada Card seria um pedido de material, onde estaria especificado cada informação que definimos anteriormente no nosso relatório.

Veja como fica o exemplo dos Cards distribuídos nas fases.

Incrível, não é mesmo! Você criou um Board, organizou as fases, definiu os dados do formulário, e criou os Cards, organizando um dos processos do seu negócio. Essa sequência pode ser replicada em cada um dos seus processos. Veja agora como ficam as informações quando você clica em um Card.

Todas as informações preenchidas no formulário inicial são exibidas, bem como todas as fases pelas quais ele passou. Várias outras funcionalidades são possíveis como a inserção de membros, de campos específicos para o Card, o compartilhamento de formulários com clientes, automatização de processos, entre outros recursos incríveis que vão lhe trazer uma organização incrível nos seus fluxos de trabalho.

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Este guia trata dos primeiros passos para iniciar a utilização do nosso gerenciador de processos. Ao longo desse artigo você vai aprender como se cadastrar e começar a utilizar a plataforma.

1. Acesse o site: www.goalfy.com.br

Após acessar o site e conhecer mais sobre as nossas funcionalidades, clique em “começar”, ou “Teste agora”. Depois é só clicar em continuar cadastro.

2. Informações adicionais

Dando sequência ao cadastro, temos duas formas de realizar o cadastro na plataforma, utilizando sua conta de e-mail do Google, ou uma conta de e-mail institucional ou de outra provedora.

2.1 Utilizando uma conta de e-mail do Google

Se você utiliza as contas de e-mail do Google, e está logado no navegador Chrome, é só clicar em “Cadastrar com o Google”. Você também pode ignorar o passo 4. Pronto! Pode seguir para os próximos passos.

Mas caso não utilize o navegador Chrome, ou tenha realizado o login nesse momento, é só continuar com o passo 2.2.

2.2 Utilizando uma conta institucional

Se sua conta de e-mail for institucional ou de outro provedor de e-mail, ou se no momento você não esteja com o login ativo no Chrome, siga incluindo as informações adicionais, preenchendo o Telefone, Data de nascimento e senha, posteriormente é só aceitar os Termos e Condições clicando sobre a checkbox. Clique em “Próxima etapa”.

3. Informações da sua empresa

Nessa etapa vamos preencher o nome da sua empresa.

4. Configurações finais

Para finalizar, é só ir ao e-mail cadastrado, copiar e inserir o código de confirmação. Pronto! Sua conta na goalfy está configurada!

Parabéns! Você acaba de realizar com sucesso o cadastro na plataforma goalfy.

A partir de agora sua empresa poderá centralizar os fluxos de trabalho em uma única ferramenta, intuitiva e simples, e que vai lidar com todo o fluxo de trabalho de sua organização otimizando processos, reduzindo erros e custos operacionais, além de automatizar vários dos seus processos.

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