A eficiência operacional tornou-se uma necessidade vital para a sobrevivência e crescimento das empresas ao longo do tempo. Dessa forma, automatizar os fluxos de trabalho surge como uma das principais estratégias para melhorar a produtividade e a gestão de processos. Nesse artigo, vamos explorar o que são os fluxos automatizados e a melhor maneira de criar um para o seu negócio.
O que são fluxos de trabalho automatizados?
Fluxos de trabalho automatizados são sistemas que utilizam tecnologia para realizar tarefas repetitivas e gerenciar processos de maneira automática. Eles substituem tarefas manuais por processos automatizados, reduzindo o tempo gasto, minimizando erros e permitindo que a equipe se concentre em atividades de maior relevância ou urgência.
E como isso funciona?
A automação de fluxos de trabalho se baseia em ações de causa e consequência, conhecidas como regras “if-then” (se-então):
Exemplo 1: Desenvolvimento de Software
Se uma tarefa de desenvolvimento for concluída, então o sistema notifica a equipe de testes para iniciar a próxima etapa da tarefa.
Exemplo 2: Recursos Humanos
Se um funcionário solicita férias, então o gestor é notificado para aprovar ou rejeitar a solicitação e o calendário da equipe é atualizado automaticamente.
Como montar um fluxo automatizado?
Agora que você já sabe como é e como funciona uma automação de fluxo de trabalho na teoria, vamos à prática! Siga os passos abaixo para começar:
1. Mapeie seu fluxo de trabalho atual
Antes de tudo, entenda como as tarefas são executadas em sua equipe. Faça perguntas sobre as etapas do processo como:
Início dos projetos: Como os projetos são iniciados?
Critérios de conclusão: Quais são os critérios para concluir cada tarefa?
Escopo de trabalho: Qual é o alcance de cada tarefa?
Gargalos: Onde surgem as dificuldades e atrasos?
Desencadeadores: O que inicia e altera cada tarefa?
2. Crie uma representação visual
Utilize um software de gestão de processos como a Goalfy para ter uma visualização clara do seu fluxo de trabalho. Isso ajudará a identificar onde estão os gargalos. Colabore com equipes de diferentes áreas para:
Esboçar o fluxo: Desenhe um esquema preliminar do processo.
Melhorar o esboço: Identifique e elimine práticas desnecessárias.
3. Identifique necessidades de integração
Algumas tarefas podem precisar se conectar com outros sistemas. Divida tarefas em subtarefas menores, se isso facilitar a gestão.
4. Resolva falhas
Aborde problemas como falhas de comunicação e tarefas atrasadas:
Responsabilidades claras: Defina quem é responsável por cada etapa.
Fluxo de informações: Garanta que as informações certas avancem no processo sem obstáculos.
5. Crie seu fluxo de trabalho na Goalfy
Com a Goalfy, você pode criar um fluxo de trabalho detalhado e atribuir funções específicas aos usuários:
Descreva cada tarefa: Defina claramente o que cada etapa envolve.
Use Ferramentas Visuais: Implemente gráficos de Gantt, mapas de processos ou calendários para dar visibilidade ao progresso.
Hora de se inspirar!
Veja abaixo alguns exemplos práticos de fluxos automatizados com a Goalfy:
Gestão de projetos complexos
Imagine uma empresa de desenvolvimento de software que precisa gerenciar vários projetos simultâneos. Com a Goalfy, eles podem criar um fluxo de trabalho para cada projeto, dividindo-o em etapas como “Planejamento”, “Desenvolvimento”, “Teste” e “Lançamento”. Cada etapa pode ter campos personalizados para capturar informações específicas, como requisitos do cliente, progresso do desenvolvimento e resultados de testes. As automações podem garantir que, ao completar o desenvolvimento, uma nova tarefa seja automaticamente criada para a equipe de teste, otimizando a transição entre etapas.
Prospecção de Clientes
Para equipes de vendas, a Goalfy pode automatizar o processo de prospecção de clientes. Um fluxo de trabalho pode ser configurado para acompanhar os contatos desde a fase de “Leads” até a “Negociação” e “Fechamento”. A plataforma pode enviar automaticamente emails de seguimento e atualizar o status dos leads com base em interações anteriores, liberando os vendedores para se concentrarem em fechar negócios.
Organização de Eventos
Mesmo para usos pessoais, como a organização de uma viagem em grupo, a Goalfy pode ser extremamente útil. Um fluxo de trabalho pode ser criado para cada viagem, com etapas que incluem “Planejamento”, “Reservas”, “Preparativos” e “Viagem”. Os amigos podem usar cards para distribuir responsabilidades, como comprar passagens ou reservar acomodações, e acompanhar o progresso de cada tarefa, garantindo que tudo esteja pronto antes da viagem.
Automatizando seus fluxos de trabalho com a Goalfy, você não só melhora a eficiência operacional, mas também proporciona uma visão clara e organizada de todos os processos de uma empresa.
Experimente a Goalfy hoje e descubra como a automação de fluxos de trabalho pode levar sua empresa até o sucesso!
Texto por: Sarah B. Torres
