É através de um Board que você gerencia um processo do início ao fim.
1. Conhecendo o Board
O Board é o local onde você insere um processo da sua empresa. É dentro dessa funcionalidade que você vai encontrar todas as ferramentas necessárias para otimizar seus processos.
Você pode criar um Board para qualquer processo, como por exemplo: Atendimento ao cliente, Compras, Recrutamento, entre muitos outros.
Observe a imagem abaixo.
Como é possível perceber, criar seu primeiro Board é super fácil e intuitivo, basta clicar em “Crie seu primeiro board”.
Você pode criar quantos Boards quiser clicando em “Novo Board” na parte esquerda da tela.
Muito bem! Já sabemos onde criamos os Boards que vão orientar nossos processos.
Nesse momento é importante que você pense no modelo do seu processo. Caso queira saber mais em como fazer isso, leia nosso artigo modelando processos.
2. Inserindo fases.
Agora que temos nosso(s) processo(s) formado(s), precisamos inserir as fases ao nosso Board.
Utilizando como exemplo o gerenciamento dos processos de compras de uma pequena/média empresa, podemos imaginar as seguintes fases:
Solicitações -> Pedidos em análise -> Pedidos aprovados -> Pedidos em faturamento -> Pedidos finalizados.
Ou seja, as fases são literalmente as fases do nosso processo, e o melhor de tudo, é que podemos modelá-las conforme nossa necessidade.
Veja o exemplo abaixo.
Incrível não é mesmo!?
Recapitulando, cada Board representa um processo da sua empresa. Cada processo possui uma quantidade de fases que o representam do início ao fim.
3. Criando relatórios.
Agora que temos os Boards (processos) e as fases modeladas, precisamos pensar nas informações que compõem cada processo, para isso utilizaremos os relatórios.
Utilizando novamente como exemplo o gerenciamento de um processo de compras, vamos pensar em quais dados são importantes. Nesse exemplo selecionei 5 dados para compor nosso relatório, são eles:
Setor -> Material -> Quantidade -> Valor unitário -> Valor total
Veja o exemplo abaixo.
4. Inserindo Cards nas fases.
Pronto! Agora temos todo nosso Board (processo) organizado em fases, e recebendo todas as informações necessárias (via formulário) em cada um de nossos processos. Agora precisamos “rodar” esse processo, isso é feito através dos Cards. Cada Card representa uma demanda do nosso processo. Ou seja, um novo pedido, um novo cliente, uma nova sprint, e assim por diante.
Retornando ao nosso exemplo de compras, cada Card seria um pedido de material, onde estaria especificado cada informação que definimos anteriormente no nosso relatório.
Veja como fica o exemplo dos Cards distribuídos nas fases.
Incrível, não é mesmo! Você criou um Board, organizou as fases, definiu os dados do formulário, e criou os Cards, organizando um dos processos do seu negócio. Essa sequência pode ser replicada em cada um dos seus processos. Veja agora como ficam as informações quando você clica em um Card.
Todas as informações preenchidas no formulário inicial são exibidas, bem como todas as fases pelas quais ele passou. Várias outras funcionalidades são possíveis como a inserção de membros, de campos específicos para o Card, o compartilhamento de formulários com clientes, automatização de processos, entre outros recursos incríveis que vão lhe trazer uma organização incrível nos seus fluxos de trabalho.