A eficiência operacional tornou-se uma necessidade vital para a sobrevivência e crescimento das empresas ao longo do tempo. Dessa forma, automatizar os fluxos de trabalho surge como uma das principais estratégias para melhorar a produtividade e a gestão de processos. Nesse artigo, vamos explorar o que são os fluxos automatizados e a melhor maneira de criar um para o seu negócio.

O que são fluxos de trabalho automatizados?

Fluxos de trabalho automatizados são sistemas que utilizam tecnologia para realizar tarefas repetitivas e gerenciar processos de maneira automática. Eles substituem tarefas manuais por processos automatizados, reduzindo o tempo gasto, minimizando erros e permitindo que a equipe se concentre em atividades de maior relevância ou urgência.

E como isso funciona?

A automação de fluxos de trabalho se baseia em ações de causa e consequência, conhecidas como regras “if-then” (se-então):

Exemplo 1: Desenvolvimento de Software

Se uma tarefa de desenvolvimento for concluída, então o sistema notifica a equipe de testes para iniciar a próxima etapa da tarefa.

Exemplo 2: Recursos Humanos

Se um funcionário solicita férias, então o gestor é notificado para aprovar ou rejeitar a solicitação e o calendário da equipe é atualizado automaticamente.

Como montar um fluxo automatizado?

Agora que você já sabe como é e como funciona uma automação de fluxo de trabalho na teoria, vamos à prática! Siga os passos abaixo para começar:

1. Mapeie seu fluxo de trabalho atual

Antes de tudo, entenda como as tarefas são executadas em sua equipe. Faça perguntas sobre as etapas do processo como:

Início dos projetos: Como os projetos são iniciados?

Critérios de conclusão: Quais são os critérios para concluir cada tarefa?

Escopo de trabalho: Qual é o alcance de cada tarefa?

Gargalos: Onde surgem as dificuldades e atrasos?

Desencadeadores: O que inicia e altera cada tarefa?

2. Crie uma representação visual

Utilize um software de gestão de processos como a Goalfy para ter uma visualização clara do seu fluxo de trabalho. Isso ajudará a identificar onde estão os gargalos. Colabore com equipes de diferentes áreas para:

Esboçar o fluxo: Desenhe um esquema preliminar do processo.

Melhorar o esboço: Identifique e elimine práticas desnecessárias.

3. Identifique necessidades de integração

Algumas tarefas podem precisar se conectar com outros sistemas. Divida tarefas em subtarefas menores, se isso facilitar a gestão.

4. Resolva falhas

Aborde problemas como falhas de comunicação e tarefas atrasadas:

Responsabilidades claras: Defina quem é responsável por cada etapa.

Fluxo de informações: Garanta que as informações certas avancem no processo sem obstáculos.

5. Crie seu fluxo de trabalho na Goalfy

Com a Goalfy, você pode criar um fluxo de trabalho detalhado e atribuir funções específicas aos usuários:

Descreva cada tarefa: Defina claramente o que cada etapa envolve.

Use Ferramentas Visuais: Implemente gráficos de Gantt, mapas de processos ou calendários para dar visibilidade ao progresso.

Hora de se inspirar!

Veja abaixo alguns exemplos práticos de fluxos automatizados com a Goalfy:

Gestão de projetos complexos

Imagine uma empresa de desenvolvimento de software que precisa gerenciar vários projetos simultâneos. Com a Goalfy, eles podem criar um fluxo de trabalho para cada projeto, dividindo-o em etapas como “Planejamento”, “Desenvolvimento”, “Teste” e “Lançamento”. Cada etapa pode ter campos personalizados para capturar informações específicas, como requisitos do cliente, progresso do desenvolvimento e resultados de testes. As automações podem garantir que, ao completar o desenvolvimento, uma nova tarefa seja automaticamente criada para a equipe de teste, otimizando a transição entre etapas.

Prospecção de Clientes

Para equipes de vendas, a Goalfy pode automatizar o processo de prospecção de clientes. Um fluxo de trabalho pode ser configurado para acompanhar os contatos desde a fase de “Leads” até a “Negociação” e “Fechamento”. A plataforma pode enviar automaticamente emails de seguimento e atualizar o status dos leads com base em interações anteriores, liberando os vendedores para se concentrarem em fechar negócios.

Organização de Eventos

Mesmo para usos pessoais, como a organização de uma viagem em grupo, a Goalfy pode ser extremamente útil. Um fluxo de trabalho pode ser criado para cada viagem, com etapas que incluem “Planejamento”, “Reservas”, “Preparativos” e “Viagem”. Os amigos podem usar cards para distribuir responsabilidades, como comprar passagens ou reservar acomodações, e acompanhar o progresso de cada tarefa, garantindo que tudo esteja pronto antes da viagem.

Automatizando seus fluxos de trabalho com a Goalfy, você não só melhora a eficiência operacional, mas também proporciona uma visão clara e organizada de todos os processos de uma empresa. 

Experimente a Goalfy hoje e descubra como a automação de fluxos de trabalho pode levar sua empresa até o sucesso!

Texto por: Sarah B. Torres

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O que é um workflow?

Um workflow, ou fluxo de trabalho, é um conjunto de etapas sequenciais que definem como uma tarefa ou processo é realizada em uma organização. É uma espécie de roteiro do caminho a ser seguido, desde o início até a conclusão de uma atividade específica. O objetivo do workflow é garantir que as tarefas sejam executadas de forma consistente e eficiente, seguindo uma ordem lógica e predefinida.

Para utilizar o workflow de forma eficaz, é importante seguir algumas etapas:

• Identificação e mapeamento dos processos: O primeiro passo é identificar os processos existentes na organização que podem se beneficiar de um workflow. Isso pode incluir desde tarefas simples, como aprovação de documentos, até processos mais complexos, como desenvolvimento de produtos.
• Definição das etapas e responsabilidades: Após identificar os processos, é necessário definir as etapas que compõem cada um deles, assim como as responsabilidades de cada pessoa ou equipe envolvida. Isso ajuda a garantir que todas as atividades sejam realizadas de forma ordenada e eficiente.
• Automatização de tarefas: Uma vez definido o workflow, é possível automatizar algumas tarefas utilizando ferramentas específicas. Isso pode incluir a utilização de softwares de gestão de processos, que ajudam a coordenar as atividades e a acompanhar o progresso em tempo real.
• Monitoramento e melhoria contínua: Por fim, é importante monitorar o desempenho do workflow ao longo do tempo e realizar ajustes conforme necessário. Isso pode envolver a identificação de gargalos, a análise de métricas de desempenho e o refinamento do processo para torná-lo mais eficiente e eficaz.

Workflow VS Processos: Qual é a diferença?

Embora muitas vezes usados ​​como sinônimos, workflow e processos têm distinções importantes. Enquanto os processos representam a sequência de atividades necessárias para alcançar um objetivo, o workflow é a ferramenta que organiza e facilita a execução desses processos. 

Objetivos estratégicos do workflow:

Além de promover a eficiência operacional, o workflow visa simplificar a integração de novos colaboradores, facilitar a mensuração de resultados e promover a melhoria contínua dos processos. Com uma abordagem estratégica para o workflow, as empresas podem alcançar maior agilidade, adaptabilidade e competitividade no mercado.

Importância das ferramentas de workflow

Ferramentas como a Goalfy, desempenham um papel vital na gestão eficiente de processos. Elas oferecem recursos avançados, como automação, análise de dados e colaboração em tempo real, que simplificam a execução de tarefas e promovem a eficiência organizacional. Além disso, fornecem insights valiosos por meio de dashboards e relatórios personalizados, permitindo que as empresas tomem decisões mais informadas e estratégicas.

Criando um workflow com a Goalfy:

1. Entenda o fluxo de trabalho na realidade atual da sua empresa;
2. Estabeleça o passo a passo deste processo, as atividades necessárias para completá-lo (inclusive início e término);
3. Defina quais setores passam por cada atividade e os cargos responsáveis;
4. Determine o tempo para cada entrega de atividade;
5. Coloque as orientações necessárias em cada etapa;
6. Defina indicadores de performance (KPI’s) para medir a eficiência do processo transformado em fluxo de trabalho;
7. Acompanhe e monitore os resultados;
8. Caso a eficiência não seja satisfatória, procure ineficiências e pense em maneiras de corrigí-las;
9. Acompanhe novamente os resultados e ajuste o processo continuamente.

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Ao adotar uma abordagem estratégica para o gerenciamento de processos, as empresas podem otimizar suas operações, impulsionar a inovação e alcançar vantagens competitivas duradouras. Com a Goalfy o caminho para a excelência operacional torna-se mais claro e acessível, capacitando as empresas a atingirem todo o seu potencial.

Em suma, um workflow é um guia sequencial para realizar tarefas ou processos em uma organização. A Goalfy oferece uma solução completa para simplificar o gerenciamento de processos. Inscreva-se agora e impulsione o sucesso do seu negócio!

Texto por: Sarah Torres

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